Daten vorbereiten
Bevor Sie mit der Planung und Beurteilung Ihrer Gebietsstruktur beginnen, sollten Sie Ihre Daten aufbereiten. Daten kommen in Unternehmen in einer Vielzahl von Formaten vor. Angefangen von Tabellen in Excel oder Access, bis hin zu Systemen wie SAP oder Microsoft Dynamics. Zudem liegen Sie in unterschiedlich tief verwurzelten privaten und gemeinsam genutzten Datenbanken vor, sodass es zu Beginn wichtig ist, erst einmal alle nötigen Daten ausfindig zu machen.
Oftmals liegt dabei eine heterogene Struktur mit mehrfach redundant gespeicherten Daten wie Kontakte, Angebote, Verträge, Produktbeschreibungen vor.
Eine der zentralsten Fragen sollte immer sein: Haben meine Daten einen Raumbezug? Häufig wird die Postleitzahl genutzt, um diesen Raumbezug herzustellen. Pharmabezirke, administrative Ebenen (z.B. Kreise, Gemeinden) oder geografische Koordinaten sind weitere, oft verwendete Raumbezüge.
Datenkonsolidierung
Eine Datenbank ermöglicht, die Daten effizient, sicher und konsistent zu speichern und abzurufen. Um eine hohe Qualität der Daten sicher zu stellen, sollten diese zudem ausreichend konsolidiert werden.
Ziele eine Datenkonsolidierung:
- Daten sollten vollständig und lückenlos sein.
- Adressen sollten bereinigt werden, sprich postalisch korrigiert und eventuell aktualisiert werden. Gibt es Postfach- und Großempfängerpostleitzahlen?
- Dubletten identifizieren und entfernen.
- Besuchsadressen sollten von Lieferadressen getrennt werden.
- Datenanreicherung mit externen Kennziffern, damit Optimierungen durch Zusatzinformationen noch besser auf Ihren Bedarf ausgerichtet sind.
Informationen zum allgemeinen Aufbau von Daten in easymap office finden Sie im Kapitel das Datenkonzept.
Geokodierung von Adressen
Anreicherung von Adressbeständen um geografische Lagekoordinaten (Längen- und Breitengrad), z.B. mit dem LT GeoCoder. Die Adressen werden so nicht nur geokodiert, sondern auch validiert und mit umfangreicher Dokumentation der Qualität der Geokodierung versehen.
Einsatzgebiete:
- lagegenaue Visualisierung von Standorten in Karten
- Standort- und Filialnetzplanung
- Entfernungsberechenung
- Planung von Besuchstouren im Außendienst
Für weitere Informationen oder eine Online Präsentation zum LTGeoCoder besuchen Sie bitte unsere Webseite.
Nützliche Daten für eine Gebietsplanung
Sie haben bereits eine Außendienststruktur implementiert bzw. Ihre Kunden zu Außendienstmitarbeitern zugeordnet? Sie können diese Informationen nutzen, um Ihre Gebiete in easymap office schnell zu erfassen.
Struktur festlegen
Sie müssen in easymap office angeben, aus welchen Grundbausteinen und darauf aufbauenden Ebenen sich Ihre Gebietsstruktur zusammensetzt. Bevor Sie mit der Arbeit in easymap office beginnen, machen Sie sich also klar, welche die kleinste räumliche Bezugseinheit ist, auf der Sie planen. Dabei handelt es sich häufig um Postleitgebiete, Pharmabezirke, Gemeinden oder geografischen Koordinaten. Eine Außendienststruktur kann sich aus einer oder mehreren darauf aufbauenden Ebenen zusammensetzen. Ein Aufbau für eine Gebietsstruktur könnte wie folgt aussehen:
Daten für die automatisierte Gebietserfassung in easymap office
Liegt Ihre Außendienststruktur in aufbereiteter tabellarischer Form vor, können Sie diese automatisiert in easymap office darstellen.
Die folgenden Beispiele zeigen, welche Tabellenspalten (optional) vorhanden sein sollten. Die für die Gebietserfassung relevanten Spalten sind unterstrichen.
Beispiel 1: Kundenliste mit Zuordnung zum Außendienstmitarbeiter
| Kundennummer | Firma | PLZ | ADM Nummer | ADM Name |
|---|---|---|---|---|
| 684651 | Assmann OHG | 53913 | 406 | Schröder |
| 165486 | Schuhhaus Stiefel | 21149 | 402 | Merkel |
| 987457 | Gärtnerei Birnbaum | 21717 | 402 | Merkel |
| 953648 | Gritzki Jr. | 54655 | 406 | Schröder |
| 235484 | Sonnenschein AG | 22089 | 401 | Köhler |
| 935748 | Haan Jr. | 01909 | 409 | Becker |
Die Kundenliste muss einen räumlichen Bezug für jeden einzelnen Kunden aufweisen. In dem obigen Beispiel gilt dies für die Spalte der Postleitgebiete (PLZ). Der räumliche Bezug kann selbstverständlich auch über Pharmabezirke, Gemeinden, geografische Koordinaten usw. erfolgen. Dieser Raumbezug dient in easymap office als Grundbaustein, auf dem Ihre Gebietsstruktur aufsetzt.
Die Zuordnung des Kunden zum jeweiligen Außendienstmitarbeiter ist ebenfalls in der Tabelle hinterlegt. Hierfür benötigen Sie den Namen und/oder die Nummer des Außendienstmitarbeiters in jeweils einer Spalte. Falls Sie nur den Namen der Außendienstler vorliegen haben, stellen Sie bitte sicher, dass die Namen eindeutig sind. Dies bedeutet, dass alle Mitarbeiter einen unterschiedlichen Namen in der Namensspalte haben.
Setzt sich Ihre Außendienststruktur aus mehr als einer Ebene zusammen, z.B. eine weitere Ebene der Regionalleiter, so können Sie diese ebenfalls in der Kundenliste mit Name und/oder Nummer hinterlegen:
| Kundennummer | Firma | PLZ | ADM Nummer | ADM Name | Regionalleitung Nummer | Regionalleitung Name |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 684651 | Assmann OHG | 53913 | 406 | Schröder | 3 | West |
| 165486 | Schuhhaus Stiefel | 21149 | 402 | Merkel | 1 | Nord |
| 987457 | Gärtnerei Birnbaum | 21717 | 402 | Merkel | 1 | Nord |
| 953648 | Gritzki Jr. | 54655 | 406 | Schröder | 3 | West |
| 235484 | Sonnenschein AG | 22089 | 401 | Köhler | 1 | Nord |
| 935748 | Haan Jr. | 01909 | 409 | Becker | 2 | Ost |
Die Zuordnung der ADMs zur Regionalleitung (und weiteren Ebenen) können alternativ auch in einer separaten Tabelle erfasst werden:
| ADM Nummer | ADM Name | Regionalleitung Nummer | Regionalleitung Name |
|---|---|---|---|
| 401 | Köhler | 1 | Nord |
| 402 | Meier | 1 | Nord |
| 405 | Krämer | 3 | West |
| 406 | Schröder | 3 | West |
| 409 | Schmitt | 2 | Ost |
Hinweis: Name und Nummer des Außendienstmitarbeiters/Regionalleiters etc. werden in easymap office als Basisdaten bezeichnet.
Beispiel 2: Zuordnung von Postleitgebieten zu ADMs
Sie haben bereits systematisch erfasst, welche Postleitgebiete (Pharmabezirke etc.) welchen ADMs zugeordnet sind? Um dies automatisiert in easymap office darzustellen, empfiehlt sich eine Langliste, die in einer Spalte jede Postleitzahl einmal auflistet (bzw. mehrfach, falls ein Gebiet von mehr als einem Mitarbeiter betreut wird). Eine solche Tabelle führt für jede Postleitzahl die dazugehörige Nummer und/oder Name des ADMs auf:
| PLZ | ADM Nummer | ADM Name |
|---|---|---|
| 01067 | 409 | Schmitt |
| 01069 | 408 | Schumann |
| ... | ... | ... |
| 21149 | 402 | Meier |
| 21717 | 402 | Meier |
| ... | ... | ... |
| 53913 | 406 | Schröder |
| 54655 | 405 | Krämer |
| ... | ... | ... |
| 99996 | 409 | Schmitt |
| 99998 | 409 | Schmitt |
Übergeordnete Ebenen können ebenso direkt in diese Tabelle eingetragen werden:
| PLZ | ADM Nummer | ADM Name | Regionalleitung Nummer | Regionalleitung Name |
|---|---|---|---|---|
| 01067 | 409 | Schmitt | 2 | Ost |
| 01069 | 408 | Schumann | 2 | Ost |
| ... | ... | ... | ... | ... |
| 21149 | 402 | Meier | 1 | Nord |
| 21717 | 402 | Meier | 1 | Nord |
| ... | ... | ... | ... | ... |
| 53913 | 406 | Schröder | 3 | West |
| 54655 | 405 | Krämer | 3 | West |
| ... | ... | ... | ... | ... |
| 99996 | 409 | Schmitt | 2 | Ost |
| 99998 | 409 | Schmitt | 2 | Ost |
Die Zuordnung der ADMs zur Regionalleitung (und weiteren Ebenen) können alternativ auch in einer separaten Tabelle erfasst werden:
| ADM Nummer | ADM Name | Regionalleitung Nummer | Regionalleitung Name |
|---|---|---|---|
| 401 | Köhler | 1 | Nord |
| 402 | Meier | 1 | Nord |
| 405 | Krämer | 3 | West |
| 406 | Schröder | 3 | West |
| 409 | Schmitt | 2 | Ost |
Beispiel 3: Standorte der ADMs
Die Standorte der ADMs lassen sich am besten mittels einer Tabelle verwalten, welche für jeden Außendienstmitarbeiter die Postleitzahl oder geografischen Koordinaten des Wohnortes enthält.
Die Tabelle mit geografischen Koordinaten könnte wie folgt aussehen:
| Standort Nummer | Standort Name | Längengrad | Breitengrad |
|---|---|---|---|
| 401 | Köhler | 8,834 | 52,980 |
| 402 | Meier | 10,648 | 54,149 |
| 405 | Krämer | 7,029 | 51,525 |
| 406 | Schröder | 8,708 | 50,697 |
| 409 | Schmitt | 11,371 | 47,878 |
