Erfassen von Daten

Eine gute Vorbereitung der Daten ist entscheidend für das Gelingen der Karte! easymap office bietet vielfältige, universelle Datenschnittstellen zum Import oder zur Verknüpfung von Daten. Möglichkeiten zur Datenerfassung enthält easymap office dagegen nicht. Nutzen Sie deshalb zur Datenerfassung Ihre Standardsoftware (Datenbank, Tabellenkalkulation, Statistikpaket etc.).

Folgende Hinweise und Tipps sollen helfen, um eigene Daten für die Nutzung in easymap office zu optimieren.

Komplexe Berechnungen extern durchführen

easymap office bietet einige Funktionen zur Datenberechnung. Den Leistungsumfang eines Excel oder eines Datenbankprogramms kann ein auf Landkartengrafik spezialisiertes Programm wie easymap office aber verständlicherweise nicht beinhalten. Führen Sie deshalb vor der Datenübergabe an easymap office alle komplexen Datenberechnungen (z. B. Indizes, Quoten, Soll-/ Ist-Abweichungen, Anteile,...) mit Ihrer Standardsoftware durch.

Primärschlüssel

Für einige Funktionen benötigt easymap office einen Primärschlüssel in den Daten. Dieser dient zur eindeutigen Identifikation der Daten. Eine Spalte, die als Primärschlüssel verwendet werden soll, muss deshalb in jeder Zeile einen Eintrag enthalten; alle Werte müssen unterschiedlich sein (d.h. Duplikate sind nicht zulässig). Als Primärschlüssel kommen z. B. Kundennummern, Postleitzahlen, Gemeindekennziffern, u.ä. in Frage. In Datenbanktabellen ist häufig ein Primärschlüssel definiert. easymap office übernimmt dann diesen Primärschlüssel automatisch. Ein anderer Primärschlüssel kann dann für eine solche Tabelle nicht verwendet werden.

Hinweis: Bei standortbezogenen Analysen können, die aus dieser Tabelle resultierenden Symbole und Diagramme verschoben werden und deren Eigenschaften (z.B. mit Originalposition anzeigen oder Beschriftung ) individuell angepasst werden.

Tabellenaufbau

Legen Sie Ihre Daten in einer zweidimensionalen Tabelle an, wobei die Zeilen die geografische Gliederung der Daten wieder spiegeln, während in den Spalten die Attribute und Datenwerte enthalten sind (bei Datenbanktabellen spricht man nicht von Zeilen, sondern von Datensätzen oder Records; Spalten nennt man dort Felder). Achten Sie bei Textdateien und Tabellen aus Kalkulationsprogrammen (z. B. Excel) darauf, dass alle Zeilen den gleichen Aufbau haben und dass innerhalb einer Spalte nicht verschiedene Datentypen vorkommen (z. B. Zahlen und Text vermischt).

Hinweis: easymap office hat keine Begrenzung für die Anzahl der Zeilen oder Spalten in der Datentabelle. Eine Sortierung der Daten ist für die Übergabe an easymap office nicht erforderlich.

Daten in geeignetem Dateiformat bereitstellen

Der handlichste Weg zur Übergabe von Daten an easymap office ist oftmals das Kopieren der Daten in die Zwischenablage (z. B. Datenzellen im Excel markieren und dann kopieren). easymap office kann dann die Daten aus der Zwischenablage importieren. Selbstverständlich kann easymap office auch Standardformate (z. B. xlsx/xls, accdb/mdb, txt, csv) lesen. Falls Ihre Daten in einem Format oder in einem System vorliegen, das nicht von easymap office unterstützt wird, exportieren Sie Ihre Daten in ein geeignetes Format oder in die Zwischenablage oder stellen Sie die Daten per ODBC-Schnittstelle bereit.

Tipps für die Verwendung von Excel-Tabellen

Wenn Excel-Tabellen „druckreif“ gestaltet sind, sind sie für easymap office manchmal schwer zu verarbeiten. Aufwändig gestaltete, mehrzeilige Spaltenköpfe oder Vorspalten, verbundene Zellen sowie mehrzeilige Summenzeilen und Fußnoten können dazu führen, dass easymap office die Struktur der Spalten, welche die eigentlich zu verwendenden Daten enthalten, nicht immer richtig erkennt. In solchen Fällen ist empfehlenswert, in Excel das Hauptzahlenwerk als Benannter Bereich zu definieren.

Vermeiden Sie Spalten, die unterschiedliche Datentypen (z. B. Texte und Zahlen) oder unterschiedlich formatierte Inhalte enthalten. Wenn Excel z. B. eine Zahlenspalte für easymap office bereitstellt, diese aber in einigen Zellen Texte enthalten, so liefert Excel anstelle der Texte leere Zellen. Dieses Problem tritt gelegentlich auf, wenn Anwender im Excel keinen anderen Weg gefunden haben, Postleitzahlen mit führender Null anzuzeigen, als die Postleitzahl als Text einzugeben.

Wenn eine Excel-Tabelle passwortgeschützt ist, kann sie in easymap office nicht importiert werden. Beim Import erhält man eine Fehlermeldung, dass die Datei nicht das erwartete Format hat. Speichern Sie in diesem Fall die Excel-Tabelle ohne Passwortschutz ab, oder verwenden Sie die Zwischenablage.

Was tun mit Postfach- und Großempfängerpostleitzahlen?

Die digitalen Postleitzahlenkarten enthalten üblicherweise nur die Flächen zu den Zustellposteiltzahlen. Postfach- und Großempfängerpostleitzahlen sind in den Karten ebenso wenig enthalten wie andere Sonderpostleitzahlen (z.B. Aktions-PLZ). Dies führt bei Verwendung von Postleitzahlenkarten als Kartengrundlage dazu, dass alle Daten, die keine Zustellpostleitzahl enthalten, nicht der Karte zugeordnet werden können. Abhilfe: Falls Ihre Datenquelle (z. B. die Kundendatenbank) separate Felder für Zustell- und Postfachpostleitzahlen enthält (z. B. Lieferadresse und Rechnungsanschrift), wählen Sie bitte für die Verwendung in easymap office das Feld, das die Zustell-PLZ enthält. Sollte diese Auswahlmöglichkeit nicht bestehen, so können Sie mit easymap office die deutschen Postfach- und Großempfängerpostleitzahlen in Zustellpostleitzahlen umwandeln.

Das geht so:

Importieren Sie zusätzlich zu den Adressdaten die Exceldatei, die zusammen mit der digitalen Postleitzahlenkarte ausgeliefert und installiert wird. Diese befindet sich in dem Verzeichnis, in dem auch die digitale Postleitzahlenkarte installiert ist. Dieses Verzeichnis finden Sie, wenn Sie im Steuerungsfenster Kartengrundlagen auf den Pfeil oben rechts klicken.

Ebenfalls können Sie die Tabelle direkt über das Kontextmenü Weitere Informationen im Steuerungsfenster Kartengrundlagen öffnen. Die Datei hat den gleichen Dateinamen wie die digitale Postleitzahlenkarte und die Erweiterung xlsx (also z. B. DPLZ1612.XLSX). Die Exceldatei enthält verschiedene Tabellenblätter. Die benötigten Informationen befinden sich im Tabellenblatt Zuordnung zu Zustell-PLZ. Es enthält in Spalte A jede gültige 5-stellige PLZ, in Spalte B die Art der PLZ und in Spalte C die zugeordnete Zustell-PLZ (bei Postfach-PLZ ist dies die Zustell-PLZ zum Postfachstandort, bei Großempfänger-PLZ ist dies die Zustell-PLZ zum Unternehmensstandort). Bitte denken Sie beim Import der Tabelle daran, die Spalten A und C in easymap office mit dem Format Postleitzahl (Deutschland) zu versehen.

Fügen Sie in der Tabelle, welche die nicht verwendbaren Postleitzahlen enthält, eine Datenspalte hinzu mit der Funktion Nachschlagen über Referenztabelle.

Die Abbildung zeigt die notwendigen Einstellungen:

Die neue Spalte erhält in diesem Beispiel die Bezeichnung „Zustell-PLZ“. Die Spalte mit den nicht verwendbaren Postleitzahlen in Ihrer ursprünglichen Tabelle heißt in diesem Beispiel „PLZ“. Als Referenztabelle wird die externe Datentabelle „Zuordnung zu Zustell-PLZ“ verwendet. Zu allen PLZ, die in der Referenztabelle in der Schlüsselspalte gefunden werden, wird der Wert aus der Wertespalte entnommen und in die neue Datenspalte in Ihrer Ursprungstabelle eingetragen.

Geokodierte Daten

Anreicherung von Adressbeständen um geografische Lagekoordinaten (Längen- und Breitengrad), z.B. mit dem LT GeoCoder. Die Adressen werden so nicht nur geokodiert, sondern auch validiert und mit umfangreicher Dokumentation der Qualität der Geokodierung versehen.

Einsatzgebiete:

  • lagegenaue Visualisierung von Standorten in Karten
  • Standort- und Filialnetzplanung
  • Entfernungsberechenung
  • Planung von Besuchstouren im Außendienst

Für weitere Informationen oder eine Online Präsentation zum LTGeoCoder besuchen Sie bitte unsere Webseite.

Um weltweite Adressen und direkt in easymap office zu geokodieren, steht Ihnen die Zusatzfunktion easymap office pro zur Verfügung. Für weitere Informationen, bitte kontaktieren Sie uns.