Strukturdaten exportieren

Um Strukturen der Gebietsorganisation anderen Anwendungen oder Projekten zugänglich zu machen, gibt es verschiedene Varianten diese Daten in easymap vorzubereiten und zu exportieren. Je nach Bedarf können Tabellen einzelner Ebenen oder die gesamte Struktur exportiert werden.

Strukturdaten nach Excel oder CSV exportieren

Über das Menü Datei > Export > Daten kann man alle internen und externen Datentabellen nach Excel oder CSV exportieren. Dabei können in einem einzigen Exportvorgang mehrere Tabellen exportiert werden. Dies ist besonders nützlich, wenn man alle Daten exportieren möchte, die zur vollständigen Dokumentation einer mit easymap entwickelten Gebietsstruktur benötigt werden, also z.B.:

Basisdaten der Distrikte (Nummern, Namen etc.) in allen Ebenen der Hierarchie
Basisdaten der Standorte (Nummern, Namen etc.) in allen Ebenen der Hierarchie
Alle Zuordnungstabellen
Arbeitstabellen (z.B. mit aggregierten Kundendaten pro Distrikt)
Abfrage- und Analyseergebnisse

Spezielle Tabellen erstellen

Neben den Struktur- und Basisdaten der Gebietsorganisation gibt es weitere Tabellen, die Informationen über die Struktur bereit stellen und auch für andere Anwendungen nützlich sein können. Diese Tabellen erzeugen Sie erstmalig im Steuerungsfenster der Gebietsorganisation, über das Kontextmenü einer Gebietsebene und dort im Untermenü Tabellen.

Vollständige Zuordnungstabelle

Mit dieser Funktion können Sie eine Tabelle der vollständigen Referenz über alle Ebenen erzeugen. Die Vollstände Zuordnungstabelle wird immer ausgehend von der gewählten Ebene erzeugt, so dass eine Tabelle von der gewählten Ebene zu allen übergeordneten Ebenen erzeugt werden kann.

Klicken Sie im Steuerungsfenster Gebietsorganisation mit der rechten Maustaste auf die Grundbausteinebene oder einer Ebene der Gebietsstruktur. Im Kontextmenü wählen Sie den Punkt Tabellen und dann den Befehl vollständige Zuordnungstabelle erzeugen aus.

Hinweis: Da es sich bei der Vollständigen Zuordnungstabelle um eine Abfrage handelt, brauchen Sie diese Tabelle nur einmal erzeugen, denn wenn Sie strukturelle Änderungen vornehmen, wird diese Tabelle on the fly mit aktualisiert.

Gebietszuordnungen durch Intervalle

Die Datenstruktur der Zuordnungstabellen bietet easymap zwar maximale Flexibilität, ist jedoch sehr unübersichtlich zu lesen. Deshalb bietet easymap auch eine kompakte Tabellenansicht als Zuordnungsintervalle an. Werden z.B. eine etliche fortlaufende Postleitzahlen dem gleichen Vertriebsgebiet zugeordnet, so erscheint nur die erste und die letzte Postleitzahl in der Tabelle (z.B. „Gebiet Köln: PLZ 50123 – 51778“).

Die Tabelle der Zuordnungsintervalle findet man im Steuerungsfenster Gebietsorganisation über das Kontextmenü einer Ebene der bestehenden Gebietsstruktur, im Untermenü Tabellen > Zuordnungsintervalle.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten die Intervalle in der Tabelle anzeigen zu lassen: Intervall in einem Feld, von/bis in getrennten Feldern oder die Zuordnungsintervalle pro Distrikt zusammenfassen.

Über diese Schaltfläche kann die Tabelle der Zuordnungsintervalle kopiert und dann z.B. in Word oder Excel eingefügt werden.

Hinweis: Zuordnungsintervalle können für jede Ebene einer Gebietsstruktur erzeugt werden und beinhaltet immer die Zuordnung zur nächsten Ebene. Wenn Sie also ein Zuordnungsintervall von der Bausteinebene zur gröbsten Struktur brauchen, so erzeugen Sie einfach mit der Vollständigen Zuordnungstabelle eine Gebietsstruktur, die genau diese beiden Ebenen enthält und erzeugen dann die Zuordnungsintervalle über diese Gebietsstruktur.

Gebietsstruktur als Kartengrundlage exportieren

Wenn Sie sicherstellen möchten, dass die mit easymap erfasste bzw. geplante Gebietsstruktur nicht mehr geändert werden kann (z.B. zum Archivieren das Status Quo), können Sie die Gebietsstruktur auch als Kartengrundlage exportieren. Verwenden Sie dazu den Befehl Struktur > Exportieren im Kontextmenü zum Steuerungsfenster Gebietsorganisation.

easymap exportiert die Gebietsstruktur im Dateiformat *.refx2. Die exportierten Gebietsstrukturen erscheinen wie alle anderen digitalen Karten im Steuerungsfenster Kartengrundlagen, und zwar in der Gruppe Mit EasyMap erstellt Gebietsstrukturen, wenn beim Export nichts anderes angegeben wurde (s.u.).