Anlegen
Die folgenden Tipps sollen helfen, einen schnellen und einfachen Einstieg in die Gebietsplanung in easymap zu finden. Folgen Sie diesen Seiten, um eine erste Gebietsstruktur anhand eigener Kundendaten anzulegen.
Zuerst Bausteinebene einfügen
Bevor Sie eine neue Gebietsstruktur anlegen, müssen Sie auf irgendeinem Blatt die Gebiete als Kartengrundlage einfügen, die als Bausteine der neuen Gebietsstruktur dienen sollen. Haben Sie z.B. Ihre Kunden auf PLZ Basis vorliegen und die Zuordnung zum jeweiligen Außendienstmitarbeiter, dann sollten Sie auch die Postleitgebiets-Kartengrundlage auf dem Blatt einfügen.
Planungsmodus aktivieren
Die vielfältigen Möglichkeiten zur Bearbeitung und Optimierung von Gebietsstrukturen stehen nicht in easymap office zur Verfügung. Um diese nutzen zu können, muss der sogenannte Planungsmodus aktiviert werden. Vergessen Sie also nicht, den Planungsmodus einzuschalten; siehe Menü Gebietsorganisation und Steuerungsfenster Gebietsorganisation.
Neue Gebietsstruktur anlegen; Standorte später ergänzen
Sobald der Planungsmodus eingeschaltet ist, bietet das Menü Gebietsorganisation u.a. den Befehl Neue Gebietsstruktur anlegen. Nachdem Sie diesen Befehl gewählt haben, führt easymap Sie mit einem Assistenten durch die notwendigen Schritte. Je nach Ausgangslage können Sie nun alles einrichten, um entweder eine völlig neue Gebietsstruktur zu planen oder eine vorhandene Gebietsstruktur zu erfassen. Dabei wird zunächst die Gebietshierarchie angelegt.
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass der Assistent nur die Schritte beinhaltet, die zum Anlegen und ggf. Initialisieren der Gebietsebenen erforderlich sind. Falls auch Standorte zu berücksichtigen sind, so können nach Abschluss des Assistenten Standortebenen angelegt und die Daten dazu eingelesen werden; siehe hierzu das Menü Gebietsorganisation, Befehl Standorte anlegen sowie die entsprechenden Befehle im Kontextmenü zum Steuerungsfenster Gebietsorganisation.
Punktebenen oder Kundenstandorte als Basisstruktur verwenden
Verwendet man eine Punktebene als Bausteinebene der Gebietsstruktur, so sind einige Besonderheiten zu beachten. Beim Anlegen einer Punktebene kann man „planvoll“ oder „spontan“ vorgehen.
Die „planvolle“ Vorgehensweise - zuerst die Punktebene anlegen, anschließend die neue Gebietsstruktur anlegen – gliedert sich in folgende Schritte:
- Kunden-, Adress- oder Koordinatenlisten verknüpfen oder importieren
- Punktebene anlegen (die Punkte werden sofort in der Karte angezeigt)
- Neue Gebietsstruktur anlegen
Die Vorteile:
- Importierte Kunden-, Adress- oder Koordinatenlisten bleiben permanent gespeichert und können z.B. als Zusatzdaten in den Arbeitstabellen verwendet werden (z.B. Umsätze der Kunden).
- Die Punktebene wird sofort in der Karte angezeigt. Man kann also den Kunden- bzw. Adressbestand schon prüfen und analysieren, bevor man eine Gebietsplanung darauf aufsetzt.
Bei der „spontanen“ Vorgehensweise werden die Punktebene und die neue Gebietsstruktur quasi parallel angelegt. Die Schritte:
- Neue Gebietsstruktur anlegen (Start des Assistenten)
- Punktebene anlegen (Start des Assistenten)
- Kunden-, Adress- oder Koordinatenlisten verknüpfen oder temporär importieren
- Punktebene fertigstellen
- Neue Gebietsstruktur fertigstellen
- Punkte werden in der Karte angezeigt
- Temporär importierte Kunden-, Adress- oder Koordinatenlisten werden gelöscht
Bei der „spontanen“ Vorgehensweise muss man zwar auf die oben genannten Vorteile verzichten. easymap bietet sie dennoch an, da sie dem weniger erfahrenen easymap-Nutzenden mehr Führung durch die entsprechenden Assistenten bietet.
Planungsmodus deaktivieren nach Abschluss der Gebietsplanung
Wenn Sie die Bearbeitung der Gebietsstrukturen abgeschlossen haben, sollten Sie den Planungsmodus wieder ausschalten. Dann kann es nicht zu versehentlichen und unbemerkten Änderungen der Gebietsstrukturen kommen.
