Daten vorbereiten

Bevor Sie mit der Planung und Beurteilung Ihrer Gebietsstruktur beginnen, sollten Sie Ihre Daten aufbereiten. Daten kommen in Unternehmen in einer Vielzahl von Formaten vor. Angefangen von Tabellen in Excel oder Access, bis hin zu Systemen wie SAP oder Microsoft Dynamics. Zudem liegen Sie in unterschiedlich tief verwurzelten privaten und gemeinsam genutzten Datenbanken vor, sodass es zu Beginn wichtig ist, erst einmal alle nötigen Daten ausfindig zu machen.

Oftmals liegt dabei eine heterogene Struktur mit mehrfach redundant gespeicherten Daten wie Kontakte, Angebote, Verträge, Produktbeschreibungen vor.

Eine der zentralsten Fragen sollte immer sein: Haben meine Daten einen Raumbezug? Häufig wird die Postleitzahl genutzt, um diesen Raumbezug herzustellen. Pharmabezirke, administrative Ebenen (z.B. Kreise, Gemeinden) oder geografische Koordinaten sind weitere, oft verwendete Raumbezüge.

Datenkonsolidierung

Eine Datenbank ermöglicht, die Daten effizient, sicher und konsistent zu speichern und abzurufen. Um eine hohe Qualität der Daten sicher zu stellen, sollten diese zudem ausreichend konsolidiert werden.

Ziele eine Datenkonsolidierung:

Daten sollten vollständig und lückenlos sein.
Adressen sollten bereinigt werden, sprich postalisch korrigiert und eventuell aktualisiert werden. Gibt es Postfach- und Großempfängerpostleitzahlen?
Dubletten identifizieren und entfernen.
Besuchsadressen sollten von Lieferadressen getrennt werden.
Datenanreicherung mit externen Kennziffern, damit Optimierungen durch Zusatzinformationen noch besser auf Ihren Bedarf ausgerichtet sind.

Informationen zum allgemeinen Aufbau von Daten in easymap finden Sie im Kapitel das Datenkonzept.

Geokodierung von Adressen

Anreicherung von Adressbeständen um geografische Lagekoordinaten (Längen- und Breitengrad), z.B. mit dem LT GeoCoder. Die Adressen werden so nicht nur geokodiert, sondern auch validiert und mit umfangreicher Dokumentation der Qualität der Geokodierung versehen.

Einsatzgebiete:

lagegenaue Visualisierung von Standorten in Karten
Standort- und Filialnetzplanung
Entfernungsberechenung
Planung von Besuchstouren im Außendienst

Für weitere Informationen oder eine Online Präsentation zum LTGeoCoder besuchen Sie bitte unsere Webseite.

Nützliche Daten für eine Gebietsplanung

Sie haben bereits eine Außendienststruktur implementiert bzw. Ihre Kunden zu Außendienstmitarbeitern zugeordnet? Sie können diese Informationen nutzen, um Ihre Gebiete in easymap schnell zu erfassen.

Struktur festlegen

Sie müssen in easymap angeben, aus welchen Grundbausteinen und darauf aufbauenden Ebenen sich Ihre Gebietsstruktur zusammensetzt. Bevor Sie mit der Arbeit in easymap beginnen, machen Sie sich also klar, welche die kleinste räumliche Bezugseinheit ist, auf der Sie planen. Dabei handelt es sich häufig um Postleitgebiete, Pharmabezirke, Gemeinden oder geografischen Koordinaten. Eine Außendienststruktur kann sich aus einer oder mehreren darauf aufbauenden Ebenen zusammensetzen. Ein Aufbau für eine Gebietsstruktur könnte wie folgt aussehen:

Daten für die automatisierte Gebietserfassung in easymap

Liegt Ihre Außendienststruktur in aufbereiteter tabellarischer Form vor, können Sie diese automatisiert in easymap darstellen.

Die folgenden Beispiele zeigen, welche Tabellenspalten (optional) vorhanden sein sollten. Die für die Gebietserfassung relevanten Spalten sind unterstrichen.

Beispiel 1: Kundenliste mit Zuordnung zum Außendienstmitarbeiter

Kundennummer	Firma	PLZ	ADM Nummer	ADM Name
684651	Assmann OHG	53913	406	Schröder
165486	Schuhhaus Stiefel	21149	402	Merkel
987457	Gärtnerei Birnbaum	21717	402	Merkel
953648	Gritzki Jr.	54655	406	Schröder
235484	Sonnenschein AG	22089	401	Köhler
935748	Haan Jr.	01909	409	Becker

Die Kundenliste muss einen räumlichen Bezug für jeden einzelnen Kunden aufweisen. In dem obigen Beispiel gilt dies für die Spalte der Postleitgebiete (PLZ). Der räumliche Bezug kann selbstverständlich auch über Pharmabezirke, Gemeinden, geografische Koordinaten usw. erfolgen. Dieser Raumbezug dient in easymap als Grundbaustein, auf dem Ihre Gebietsstruktur aufsetzt.

Die Zuordnung des Kunden zum jeweiligen Außendienstmitarbeiter ist ebenfalls in der Tabelle hinterlegt. Hierfür benötigen Sie den Namen und/oder die Nummer des Außendienstmitarbeiters in jeweils einer Spalte. Falls Sie nur den Namen der Außendienstler vorliegen haben, stellen Sie bitte sicher, dass die Namen eindeutig sind. Dies bedeutet, dass alle Mitarbeitenden einen unterschiedlichen Namen in der Namensspalte haben.

Setzt sich Ihre Außendienststruktur aus mehr als einer Ebene zusammen, z.B. eine weitere Ebene der Regionalleiter, so können Sie diese ebenfalls in der Kundenliste mit Name und/oder Nummer hinterlegen:

Kundennummer	Firma	PLZ	ADM Nummer	ADM Name	Regionalleitung Nummer	Regionalleitung Name
684651	Assmann OHG	53913	406	Schröder	3	West
165486	Schuhhaus Stiefel	21149	402	Merkel	1	Nord
987457	Gärtnerei Birnbaum	21717	402	Merkel	1	Nord
953648	Gritzki Jr.	54655	406	Schröder	3	West
235484	Sonnenschein AG	22089	401	Köhler	1	Nord
935748	Haan Jr.	01909	409	Becker	2	Ost

Die Zuordnung der ADMs zur Regionalleitung (und weiteren Ebenen) können alternativ auch in einer separaten Tabelle erfasst werden:

ADM Nummer	ADM Name	Regionalleitung Nummer	Regionalleitung Name
401	Köhler	1	Nord
402	Meier	1	Nord
405	Krämer	3	West
406	Schröder	3	West
409	Schmitt	2	Ost

Hinweis: Name und Nummer des Außendienstmitarbeiters/Regionalleiters etc. werden in easymap als Basisdaten bezeichnet.

Beispiel 2: Zuordnung von Postleitgebieten zu ADMs

Sie haben bereits systematisch erfasst, welche Postleitgebiete (Pharmabezirke etc.) welchen ADMs zugeordnet sind? Um dies automatisiert in easymap darzustellen, empfiehlt sich eine Langliste, die in einer Spalte jede Postleitzahl einmal auflistet (bzw. mehrfach, falls ein Gebiet von mehr als einem Mitarbeitenden betreut wird). Eine solche Tabelle führt für jede Postleitzahl die dazugehörige Nummer und/oder Name des ADMs auf:

PLZ	ADM Nummer	ADM Name
01067	409	Schmitt
01069	408	Schumann
...	...	...
21149	402	Meier
21717	402	Meier
...	...	...
53913	406	Schröder
54655	405	Krämer
...	...	...
99996	409	Schmitt
99998	409	Schmitt

Übergeordnete Ebenen können ebenso direkt in diese Tabelle eingetragen werden:

PLZ	ADM Nummer	ADM Name	Regionalleitung Nummer	Regionalleitung Name
01067	409	Schmitt	2	Ost
01069	408	Schumann	2	Ost
...	...	...	...	...
21149	402	Meier	1	Nord
21717	402	Meier	1	Nord
...	...	...	...	...
53913	406	Schröder	3	West
54655	405	Krämer	3	West
...	...	...	...	...
99996	409	Schmitt	2	Ost
99998	409	Schmitt	2	Ost