Planungsszenarien

easymap office unterstützte Sie bei der Planung Ihrer Vertriebsgebiete. Eine Gebietsplanung oder Gebietsrestrukturierung sollte sich mit verschiedenen Planungsszenarien auseinandersetzen, um Gebiete möglichst einheitlich und unter Berücksichtigung verschiedener Kriterien zu gestalten und auszubalancieren.

Systematische Konstruktion von Gebietsgrenzen

Jedem Vertriebsmitarbeiter bzw. Außendienstler werden bei der flächenbezogenen Planung ein bestimmtes Gebiet zugeteilt. Bei der Definition von Gebietsgrenzen können gegebene Gebietsstrukturen unterstützend herangezogen werden. Postleitgebiete, Kreise, Gemeinden oder Marktgebiete einer bestimmten Branche werden zu Vertriebsgebieten oder anderen Organisationseinheiten zusammengefasst.

Eine typische Vertriebsgebietsdefinition anhand von Postleitzahlen könnte z.B. so aussehen:

Gebiet Frankfurt:

PLZ 60 - 65, 67 - 69 + PLZ 76726 - 76891

Gebiet Stuttgart:

PLZ 7xxxx ohne 76726 - 76891 + PLZ 88 - 89 komplett

Gebiet München:

PLZ 80 - 87

Der Vorteil dieser Vorgehensweise ist, dass die Grenzen der konstruierten Gebiete genauso präzise sind wie die Grenzen der verwendeten Gebietsbausteine. Diese Vorgehensweise nennt man Gebietsaggregation. Ein weiterer Vorteil dieses Ansatzes ist, dass alle verfügbaren Daten, die sich auf die Gebietsbausteine beziehen, einfach auf die aggregierten Gebiete hochgerechnet werden können. Kennt man z.B. den Umsatz im Postleitgebiet, so kann durch Summenbildung der Umsatz im Vertriebsgebiet präzise berechnet werden.

In manchen Branchen sind Kundenbeziehungen bzw. kundenbezogene Strukturen der ausschlaggebende Faktor einer weiteren Gebietsplanung. Diese Planungsansatz ist sinnvoll, wenn jedem Kunden bereits ein Vertriebsmitarbeiter zugeordnet ist. Die Zuordnung von Kunden zu Vertriebsmitarbeitern stellt in erster Linie aber keine präzise Abgrenzung von Vertriebsgebieten dar. Um jedoch kundenbezogene Vertriebsgebietsdefinitionen in Flächen zu überführen, werden sogenannte Voronoi-Polygone aus den Kundenstandorten gebildet.

Hinweis: Dieser Ansatz der Gebietsplanung macht allerdings nur Sinn, wenn die Kundenadressen geokodiert sind. Falls Sie eine Punktebene als Grundkarte verwenden möchten, benötigen Sie deshalb zum Anlegen der neuen Gebietsstruktur zumindest eine Adress- oder Koordinatenliste (z.B. die Kundenadressen). Die zugehörige Punktebene kann der Assistent anlegen, während Sie die neue Gebietsstruktur anlegen.

Weiter in der Gebietsplanung mit diesem Ansatz.

Standorte können ebenso wie Distrikte Gegenstand von Planungen, Analysen und Optimierungen sein. Die Wohnorte bestehender Außendienstmitarbeiter oder bestehende Geschäftsstellen sind oft einzuhaltende Kriterien für die Gebietsplanung. In easymap office ist es möglich, anhand vorgegebener Standorte ausbalancierte Distrikte zu erzeugen. So kann z.B. ein maximale Entfernung zum Standort vorgegeben werden, um die Gebietsgröße zu beeinflussen. Eine ausgewogene Gebietsgröße ist wichtig, um den Reisezeitanteil des einzelnen Mitarbeiters zu minimieren und so die Zeit beim Kunden zu maximieren.

Standorte können manuell eingefügt, geändert oder gelöscht werden. Standortlisten können aber auch importiert werden. Gibt es schon Standorte zu bestimmten Außendienstgebieten, ist es wichtig, dass diese Standorte entweder identische Nummern zu den zugeordneten Außendienstgebieten aufweisen oder eine Zuordnungstabelle existiert, in der die Nummer bzw. der Name des Standorts der Außendienstgebietsnummer zugewiesen wird - mehr zum Thema Standorte verwenden.

Top Down - Ansatz

Im Bereich der Gebietsplanung kommt es vor, dass nicht von Fein zu Grob geplant werden soll, sondern genau in der umgekehrten Richtung. So sollen z.B. die Regionen in verschiedenen Linien gleich gehalten werden, da die Regionalleiter für mehrere Vertriebsstrukturen zuständig sind, oder die Regionen die bestimme Grenzen wie z.B. die Bundesländer oder KV-Grenzen einhalten müssen. Dabei können Sie entweder vorgeben, in wie viele Teilgebiete die übergeordneten Gebiete unterteilt werden sollen, oder er kann Zielwerte (z.B. Anzahl der vorhanden Kunden) für die untergeordneten Gebiete vorgeben, woraufhin easymap office berechnet, wie viele Gebiete entstehen müssten - mehr zur Top Down Optimierung.

Verschiedene Vertriebslinien mit gleicher übergeordneter Regionalstruktur

Wenn Sie die Gebiete für eine neue Vertriebslinie planen und dabei die übergeordnete Regionalstruktur einer schon vorhandenen Vertriebslinie verwenden möchten, können Sie dies mit Kopieren und Einfügen erreichen. Gehen Sie dazu vor wie folgt:

  • Erfassen Sie zunächst die schon vorhandene Vertriebslinie inklusive der übergeordneten Regionalstruktur.
  • Dann kopieren Sie die Gebietsstruktur und fügen diese in die gleiche Kartenmappe oder eine andere Kartenmappe ein.
  • Damit Sie die Gebiete für die neue Vertriebslinie frei planen können und trotzdem sichergestellt ist, dass die übergeordnete Regionalstruktur unverändert bleibt, sollten Sie für alle Gebiete der übergeordneten Ebene (z. B. für alle Regionen) den Flächenschutz aktivieren (siehe Sperrungen).

Grüne Wiese

Diese Situation ist zwar selten, aber sie kommt vor: Ohne Rücksicht auf gegebene Strukturen, Außendienstmitarbeiter oder Standorte können Sie „auf der grünen Wiese“ planen, z. B. wenn eine neue Außendienstlinie eingeführt werden soll oder für eine temporäre Aktion eine Gebietseinteilung festzulegen ist. In diesem Falle liegen keine Daten über Gebiete und Standorte vor. Nutzen Sie hier z.B. die Möglichkeit übergeordnete Ebenen an Grenzen wie Ebenen z.B. Bundesländer zu erzeugen um im Anschluss optimale Distrikte zu erzeugen.