Grundbegriffe

Alle Befehle zum Anlegen, Ändern und Optimieren einer Gebietsstruktur bietet die EasyMap DistrictManager Edition im Menü Gebietsorganisation und in den Kontextmenüs zum Steuerungsfenster Gebietsorganisation. Um zu verhindern, dass der Anwender unbeabsichtigt Änderungen an einer Gebietsstruktur vornimmt, müssen die Befehle zum Anlegen, Ändern und Optimieren der Gebiete und Standorte allerdings erst mit dem Befehl Planungsmodus freigeschaltet werden. Es wird empfohlen, nach Abschluss der Bearbeitung der Gebietsstruktur den Planungsmodus mit dem Befehl Planungsmodus sofort wieder auszuschalten, um unbeabsichtigte weitere Änderungen an der Gebietsstruktur auszuschließen.

Für die Gebiets- und Standortplanung benötigt EasyMap eine entsprechende Planungsgrundlage. Oft verwendet man dafür irgendeine digitale Karte. Die als Planungsgrundlage verwendete Karte wird dann „Grundkarte“ genannt. Sie enthält die Grundbausteine zur Bildung der Distrikte und bildet das geografische Grundgerüst für die Gebiets- und Standortplanung.

Anstelle einer digitalen Karte kann EasyMap auch die Adressen von Kunden, Zielgruppen, Standortlisten o.ä., zu denen Koordinaten vorliegen, als Planungsgrundlage verwenden. In diesem Falle generiert EasyMap aus den Adressen bzw. Standortkoordinaten eine sog. Punktebene und verwendet diese als Grundkarte. Der Vorteil: Verwendet man z.B. die Postleitzahlenkarte als Grundkarte, so ist die kleinste verplanbare Einheit die Fläche einer Postleitzahl. Haben verschiedene Kunden die gleiche Postleitzahl, sollen aber unterschiedlichen Außendienstmitarbeitern zugeordnet werden, so wäre dies nicht möglich. Verwendet man hingegen eine Punktebene auf Basis der Kundenadressen als Grundkarte, so ist die kleinste verplanbare Einheit der einzelne Kunde. Dadurch können Kunden mit der gleichen Postleitzahl verschiedenen Außendienstmitarbeitern zugeordnet werden.

In der EasyMap DistrictManager Edition wird das Wort „Distrikt“ als Oberbegriff für die zu planenden Gebiete verwendet. In der Praxis sind hierfür die verschiedensten Bezeichnungen gebräuchlich: Vertreterbezirk, Vertriebsgebiet, Verkaufsregion, Serviceraum etc. Ein Distrikt ist eine beliebige Zusammenfassung von Bausteinen. Ein Distrikt kann aus mehreren nicht zusammenhängenden Teilflächen bestehen.

Bei einer Gebietsorganisation mit mehreren Hierarchieebenen wird das Wort „Distrikt“ als allgemeiner Oberbegriff für die Gebiete in irgendeiner Hierarchieebene verwendet.

In EasyMap werden Distrikte durch Zusammenfassung der Grundbausteine gebildet. Verwendet man eine digitale Karte als Planungsgrundlage, so entspricht ein Grundbaustein einem Element der Grundkarte. Verwendet man hingegen eine Punktebene als Grundkarte, so ist jeder einzelne Kunde, jede einzelne Adresse bzw. jeder einzelne Standort ein Grundbaustein.

Bei Gebietsorganisationen mit mehr als einer Hierarchieebene unterscheidet EasyMap, wo notwendig, zwischen Bausteinen und Grundbausteinen. Der Begriff „Grundbausteine“ wurde bereits oberhalb definiert. Aus den Grundbausteinen setzen sich die Gebiete der untersten Hierarchieebene zusammen. Die Gebiete der untersten Hierarchieebene sind wiederum die „Bausteine“ für die übergeordnete Hierarchieebene usw.

Der Begriff „Gebiet“ wird in EasyMap als allgemeiner Oberbegriff für irgendein Element einer Gebietsorganisation ebenso wie für beliebige Flächen in digitalen Karten verwendet. Besonders dann, wenn der Anwender die Flächen in „seiner“ Organisation ebenfalls „Gebiet“ nennt, ist besondere Aufmerksamkeit geboten, um Verwechslungen zu vermeiden.

In großen Vertriebs- und Serviceorganisationen gibt es meist auch eine hierarchisch aufgebaute Gebietsorganisation. Oft haben beispielsweise die Gebietsverkaufsleiter die Verantwortung für eine ganze Region. Ihnen sind Außendienstmitarbeiter unterstellt, die jeweils einen bestimmten Arbeitsbezirk innerhalb der Region zu betreuen haben. Jeder Außendienstbezirk kann durch eine Menge von Postleitzahlen definiert sein.

EasyMap verwendet Nummern, um Gebiete eindeutig zu identifizieren, denn Namen erweisen sich zur Identifikation oft als nachteilig, da beispielsweise nicht selten Differenzen bei der Schreibweise oder bei Abkürzungen vorkommen. Gebräuchliche Nummernsysteme in den Kartengrundlagen sind z. B. die Postleitzahlen und die amtlichen Gemeinde- und Kreiskennziffern. Auch die Distrikte identifiziert EasyMap anhand von Nummern. Diese dürfen aus Ziffern und Buchstaben bestehen.

Distriktnummern: hierarchisch aufgebaut oder frei vergeben

Bei Gebietsorganisationen mit mehr als einer Hierarchieebene kann man auch das Nummernsystem für die Distrikte hierarchisch aufbauen. Dazu legt man fest, dass die führenden n Ziffern einer Gebietsnummer die Nummer der übergeordneten Gebietsebene darstellen. Dies entspricht dem Nummernsystem in vielen großen Hotels: die erste Ziffer der Zimmernummer gibt die Etage an, die folgenden zwei Ziffern die laufende Nummer des Zimmers auf der Etage.

Beispiel 1: Eine Gebietsorganisation hat in der obersten Ebene die Regionen 1=Nord, 2=West, 3=Süd und 4=Ost. Jede Region ist in acht Vertriebsbereiche aufgeteilt. Die Vertriebsbereiche sind in maximal 12 Vertreterbezirke untergliedert. Die Vertreterbezirksnummer ist 4-stellig und kann wie folgt gelesen werden: Vertreterbezirk 3412 gehört zu Vertriebsbereich 34 in Region 3.

Beispiel 2: Die 5-stellige Postleitzahl in Deutschland beinhaltet die Nummer der Postleitzone (= die erste Ziffer der Postleitzahl) und die Nummer der Postleitregion (= die ersten zwei Ziffern der Postleitzahl). Postleitgebiet 53175 liegt also in Postleitregion 53 und diese liegt in Zone 5.

Beispiel 3: Die amtliche 8-stellige Gemeidekennziffer ist wie folgt hierarchisch aufgebaut:

Ziffer 1-2: Bundesland

Ziffer 1-3: Regierungsbezirk

Ziffer 1-5: Kreis

Ziffer 1-8: Gemeinde

Gemeinde Much (Gemeidekennziffer 05382036) gehört zum Rhein-Sieg-Kreis (Kreiskennziffer 05382); dieser gehört zum Regierungsbezirk Köln (Reg.-Bez. 053) im Bundesland Nordrhein-Westfalen (Land 05).

Wenn Ihre Gebietsorganisation hierarchisch aufgebaut ist, bietet eine streng hierarchische Nummernsystematik manche Vorteile, z. B. dass man immer allein aus der Gebietsnummer ablesen kann, zu welcher übergeordneten Einheit ein Gebiet gehört. Trotzdem können Sie die Nummern der Gebiete für jede Ebene auch frei vergeben, also unabhängig von den Nummern der Gebiete in anderen Ebenen. Diese bieten wesentlich mehr Freiheiten bei der Gebietskonstruktion, z. B.:

• Mehrfachzuordnungen (d.h. eine Postleitzahl darf z. B. verschiedenen Außendienstmitarbeitern gleichzeitig zugeordnet sein)
• sog. Verzweigungen (d.h. man kann z. B. gleichzeitig die „alten“ und die „neuen“ Regionen oberhalb derselben Außendienstbezirke darstellen
• Es gibt keine Einschränkungen beim Einfügen oder Löschen von Zwischenebenen
• Sperrungen wirken sich bei hierarchischen Gebietsnummern oft weitreichender aus

Distriktbezogene Standorte gehören zur Gebietsorganisation des eigenen Unternehmens, also z. B. Vertriebsstandorte wie Regionaldirektionen, Niederlassungen, Händlerstandorte, Büros der Außendienstmitarbeiter etc.

EasyMap geht standardmäßig davon aus, dass ein Standort genau einem Distrikt zugeordnet ist (1:1-Zuordnung) und Mehrfachzuordnungen nicht zulässig sind. Wünscht man dies nicht, so muss man beim Anlegen einer Standortebene die Option Mehrfachzuordnungenzulassen ankreuzen. Dann kann ein Standort auch mehreren Distrikten gleichzeitig zugeordnet sein oder ein Distrikt mehrere Standorte haben.

Neben Nummern, Namen und sonstigen Daten können Standorte auch Kapazitäten zugewiesen bekommen. Diese können als Gewichtung bei Optimierungen berücksichtigt werden. So kann z. B. die unterschiedliche Leistungsfähigkeit der Außendienstmitarbeiter in die Berechnungen eingehen. Beispiel: Soll der „alte Hase“ aufgrund seiner Erfahrung ein Gebiet erhalten, dass um 20% größer als der Durchschnitt ist, so würde man ihm eine Gewichtung bzw. Kapazität von 120% zuweisen. Soll der Neuling zur Einarbeitung ein Gebiet erhalten, dass um 20% kleiner als der Durchschnitt ist, so würde man ihm eine Gewichtung von 80% zuweisen.